Zárjegy nyilvántartás

ENTERSys – Zárjegy nyilvántartás modul

1.  A Zárjegy nyilvántartás menüpont az ENTERSys szoftverben 4 almenüpontot tartalmaz: 

Törzsadatok, Felhasználás / Adatbevitel, Nyilvántartások / bevallások és Előzmények listája / módosítás:

2. Törzsadatok menüpont, zárjegyköteles termékek felvétele, zárjegy sorszámtartományok felvétele és kezelése

A zárjegy nyilvántartás főmenü, Törzsadatok almenüpontjában érhető el a Zárjegyköteles termékek almenüpont, ahol rögzíthetjük a rendszer számára, hogy az összes nyilvántartott termék közül mely termékek a zárjegyköteles termékek. Ebben a menüpontban tudjuk elválasztani a rendszer számára az egyéb nyilvántartott termékeket azoktól melyek zárjegyes termékek. A zárjegyes termékek mozgását külön naplózza a rendszer.
 
Fontos, hogy ha egy termék zárjegyes termék, akkor először azt a zárjegyköteles termékek menüpontban be kell jegyezni és csak azt követően szabad mozgatni a készleteket, mint Pl. Bevételezés vagy Eladás stb. A szoftver csak akkor tudja, hogy egy termék zárjegyköteles, ha az előbb a zárjegyköteles termékek menüpontban rögzítve van. Ha a zárjegyes termék úgy kerül be a zárjegyköteles termékek listájába, hogy annak már volt mozgási előzménye, akkor a termék mozgási naplója helytelen lesz, azt külön módon kell utólag pótolni!!!
 
A kereskedelmi tevékenység folyamatosságát biztosítandó, lehetőség van arra, hogy a még a szoftverben nem felzárjegyezett terméket mielőbb értékesítsük és majd a zárjegy nyilvántartást utólag rögzítsük. Amit mindenképp meg kell tenni az az, hogy ha egy újonnan érkező cikk / termék zárjegyköteles termék, akkor azt még a készlet mozgások előtt fel kell rögzíteni a zárjegyköteles termékek közé. Ezt követően már a szoftver külön naplózza annak mozgásait, ennek köszönhetően az a szituáció megoldható, hogy a zárjegyes termék már el van adva, de az adminisztratív része, hogy a zárjegy felhelyezést rögzítjük, azt utólag végezzük el a szoftverben.
 

A Zárjegyköteles termékeket akkor tudjuk rögzíteni, ha az adott cikkszám és termék már létezik a cikktörzsben, nullás mennyiséggel nullás készlettel forgalmi adatok nélkül

 

 

Új zárjegyköteles termék felvételekor kötelező megadni a zárjegyes termék GTIN (EAN) termékazonosítóját, a tételazonosítóját és hogy milyen típusú zárjegy tartozik hozzá:
 
Az alábbi zárjegytípusokat különböztetjük meg:
 
21000                  -              80x16mm Szeszesital zárjegy
22000                  -              45x12mm Szeszesital zárjegy
23000                  -              100x16mm Szeszesital zárjegy
 
21100                  -              80x16mm Pálinka zárjegy
22100                  -              45x12mm Pálinka zárjegy
23100                  -              100x16mm Pálinka zárjegy


Alternatívaként lehetőségünk van az új termékek felvétele közben és a bevételezett mennyiség rögzítése előtt is a zárjegy köteles termékeket felvenni a „Bevételezés” menüpontban:
 
A Bevételezés menüpontban mikor egy új terméket veszünk fel a cikktörzsbe, akkor a szoftver mindig megkérdezi, hogy az adott termék zárjegy köteles termék-e és ha igen, akkor akár azonnal a bevételezett mennyiség megadása előtt is lehetőségünk van megadni a zárjegyköteles termékek többletadatait, de fontos, hogy az első bevételezés, gyártás készletre vételezés előtt már be kell azt jelenteni a rendszer számára. Ellenkező esetben kimarad a termék naplózása.
 

Az új termék cikktörzsbe való felvételekor a szoftver megkérdezi, hogy a terméket bejelentjük-e a zárjegyköteles termékek közé, ennek köszönhetően elkülöníthető a zárjegyes és a nem zárjegyes termékek köre, mind a felhasználó mind a szoftver számára.

Az új termék felvételekor, ha az ÚJ ZÁRJEGY FELHELYEZÉSE? kérdésre Igen gombbal válaszolunk, akkor még a termékből való bevételezés előtt a szoftver átirányítja a felhasználót a zárjegy köteles termékek felvétele ablakba, ahol a további kötelező adatokat kell megadni a zárjegy nyilvántartáshoz. 

3. Zárjegy sorozatszámtartományok

A Zárjegy nyilvántartás menüpontban, a Törzsadatok / Zárjegy sorszámtartományok almenüpontban nemcsak az új sorszámtartomány felvételére van lehetőség, hanem a listában áttekinthető, hogy mely sorszámtartományok kerültek már rögzítésre, azok közül mely tartományok lettek már mind felhasználva, és a lista tovább szűkíthető még zárjegy típusonként is. Ez nem egy nyilvántartás, ez csak egy lista, gyors áttekinthetőségre és további sorszámtartományok felvételére szolgáló menüpont:

4. Új Zárjegy sorszámok felvétele

A Törzsadatok menüpont, Zárjegy sorszámtartományok almenüpontban az Új felvétel gombra kattintás után, az alábbi adatokat kell megadni a sorszámtartomány rögzítéséhez:

1. A zárjegy átvétel / felvétel dátuma
2. Kiadási ügyszáma
3. Melyik az a raktár, ahova a zárjegyek beérkeztek. Pl. bejegyzett kereskedői raktár, adóraktár, vagy közvetlenül a jövedéki raktár
4. Tartomány kezdete (az utolsó CDV ellenőrző karaktert nem kell kézzel megadni, ezt majd a szoftver a J08-as jelentében automatikusan hozzárendeli)
5. Tartomány vége (az utolsó CDV ellenőrző karaktert nem kell kézzel megadni, ezt majd a szoftver a J08-as jelentében automatikusan hozzárendeli)
   Megjegyzés: A darabszámot a szoftver a tartományból automatikusan kiszámolja
    
6. A zárjegy típusa
7. A felvétel jogcíme
8. Rögzítés

5. Jogcímtörzs

A törzsadatok almenüben található még továbbá egy szabadon szerkeszthető jogcímtörzs, ahol további új jogcímek is rögzíthetők. amennyiben erre a jövőben egy esetleges jogszabály változáskor szükség lenne:

6. Zárjegy felhelyezés

A Zárjegy felhasználás / Adatbevitel menüpontban lehetőségünk van a zárjegyek felhelyezésének rögzítésére, továbbá már felhelyezett zárjegy(ek) selejtezésére.


A Zárjegy felhelyezés menüpontban a már korábban bevételezett és a zárjegyköteles termékek törzsadatban megadott termékeihez lehet zárjegysorszámot rögzíteni az alábbi lépések szerint.:
Ennek a funkciónak köszönhetően rendelünk zárjegysorszámot a zárjegyköteles termékhez.
 
2 féle zárjegy felhelyezést különítünk el.

1. Amikor a program által megajánlott sorszám szerint haladunk, és aszerint helyezzük fel a zárjegyeket. Ajánlott, először a programrendszerben rögzíteni a felhelyezett/felhelyezendő zárjegyeket még a fizikai zárjegy felhelyezés előtt, és akkor a program által automatikusan megajánlott sorszám elfogadható, mely esetben egyszerűbb és gyorsabb az adatbevitel az alábbi példa lépései szerint
   
   
   Gyakran előforduló eset, hogy a raktárban úgy helyezik fel a zárjegyeket a termékekre, hogy nem a növekvő számsorrend szerint „zárjegyezik” fel a termékeket, ebben az esetben manuális módon kell megadni a kezdő sorszámot, a program által ajánlott soron következő automata sorszámozás itt nem alkalmazható.
   
    
2. Amikor nem a program által megajánlott sorszám szerint haladunk, akkor ebben az esetben a zárjegy felhelyezés menüpontban a kiválasztott felhasználandó sorszámtartomány megadása után a „ „kapcsolót kikapcsoljuk, melynek köszönhetően lehetőségünk van egyedi – nem sorfolytonos - tartomány megadására az alábbiak szerint:  

7. A bevételezett termékek zárjegyeinek lefoglalása automatikusan

A háttér funkciónak köszönhetően, amikor egy a zárjegy köteles termék bevételezését rögzítjük, azaz a Bevételezés menüpontban egy zárjegyes termékre készlet mennyiséget veszünk fel, akkor a program a háttérben automatikusan lefoglal a bevételezett mennyiséghez egy soron következő szabad zárjegysorszámot. A szoftver tudja, hogy ha a termék, amit bevételezünk, az megtalálható a zárjegy köteles termékek közt, akkor azt is tudja, hogy melyik zárjegy típus tartozik hozzá, így ezen tárolt adatokból egy előre soron következő szabad sorszámtartományt befoglal.
 

Pl.: egy zárjegy köteles termékből bevételezünk 120 darabos mennyiséget és rögzítjük a Bevételezés menüpontban, akkor a szoftver a háttében automatikusan befoglal 120 darab zárjegyet. Azonban ez csak egy megajánlás, ez csak egy foglalás, nem számít végleges rögzítésnek.

A bevételezett mennyiség rögzítését követően a Bevételezés főmenüpontból is elérhető a „Bevételezett termékek lefoglalt zárjegyei” almenüpont. 

Ugyanezen menüpont elérhető a Zárjegy nyilvántartás menüpontban is.



A bevételezett termékekhez a szoftver automatikusan lefoglalja a zárjegysorszámtartományt, melyet manuálisan elbírálhatunk, hogy elfogadjuk-e a szoftver által megajánlott módon, vagy ezen leírás 6-os pontjában megjelenített módon manuálisan rögzítjuk azt.
 
A szoftver automatikusan befoglalja előre már a sorszámtartományokat, mely ha nem megfelelő, akkor előbb manulis feldolgozás előtt fel kell szabadítani.
 
A „Bevételezett termékek lefoglalt zárjegyei” almenüpont a lefoglalt zárjegyekre jobb egér gombra kattintva egyből elfogadhatjuk azt, vagy elutasíthatjuk.
 

1. Elutasítás esetén a lefoglalt tartomány felszabadul, az zárjegy felhasználás menüpontban ezt követően szabadon felhasználható.
    
2. Elfogadás esetén egy megerősítő kérdést követően………….

8. Selejtezés (még nem felhelyezett, illetve termékre már felhelyezett selejtezés)

A Selejtezés funkcióban két féle esetet különítünk el. A Zárjegy selejtezés almenüpontban lehetőségünk van már felhelyezett zárjegyek és még fel nem helyezett zárjegyek selejtezésére is.

 

• Olyan zárjegy sérül, mely még nem lett felhelyezve termékre.
  Ebben az esetben az alábbi menüpontot kell választani:
  
  
  
  A menüpont választáskor egy megjelenő bekérő ablakban meg kell adnunk a selejtezendő mennyiséget:
  Például:
  
  
  A következő lépésként megjelenő ablakban meg kell adnunk az alábbi adatokat a zárjegyek selejtezéséhez:

9. Lekérdezések/ Nyilvántartásokés bevallások

A zárjegy nyilvántartások / bevallások menüpont az alábbi lekérdezéseket tartalmazza:

• Zárjegy nyilvántartás, ahol időszaktól időszakig, egy adott típusra és adott sorszámtartományra elkészíthető a nyilvántartás a hivatalos nyomtatható formátumban és Excel exportálás formátumban is.

1. Dátumintervallum
2. Zárjegy típusa
3. Sorszámtartomány

10. NAV_J08 nyomtatvány elkészítése.

A zárjegy felhelyezésről való kötelező jelentést a NAV felé a NAV_J08 nyomtatvány elkészítése menüpontban tudjuk elkészíteni. A szoftver az elkészült állományt elmenti az előre megadott elkészítés könyvárba. Az elkészített állomány kiterjesztése a NAV ÁNYK program számára beolvasható és importálható *.imp kiterjesztésű állomány.
 

 

Amennyiben olyan dátumot választunk, amelyik napon volt zárjegy mozgás, akkor a szoftver a NAV_J08 gombra kattintva kiírja, hogy elkészített a kért állományt imp kiterjeszéssel a menüpontban megadott útvonalra.
Pl.:

Az elkészül imp állomány elnevezése NAV_J08_dátum_óra_perc.imp kiterjesztés lesz, a könnyebb azonosíthatóság érdekében.
Az elkészült állományt az ÁNYK program egyedi importálás menüpontjában tudjuk beolvasni:
 

 

Az ENTERSys zárjegy nyilvántartás modul elkészíti a NAV_J08-as jelentést, ahol kitölti a Főlap kötelező adatait és a P01-P05 aloldalakat is a szükséges adatokkal.